De 2 para 8 funcionários: mudanças com o crescimento da oficina

Crescer é um dos principais objetivos de qualquer negócio, e com uma oficina mecânica não é diferente. Muitas vezes, a empresa começa pequena e familiar, mas, com o crescimento da oficina, os clientes aumentam, a demanda de serviços e a quantidade de funcionários. Contudo, conforme o estabelecimento, o controle de tudo pode ser mais difícil. 

Por isso, o Onmotor trouxe mais detalhes sobre mudanças, processos e como um software pode ajudar no dia a dia da empresa. Saiba mais!

Crescimento da oficina: o que muda?

Quando se trata do crescimento da oficina, a primeira grande mudança é na quantidade de funcionários. Um local com dois funcionários, muitas vezes, consegue comunicar diretamente sobre os problemas. Mas, com oito, dez ou mais colaboradores, a quantidade de informações circulando aumenta consideravelmente. Ou seja, são mais veículos entrando e saindo, mais ordens de serviço, diferentes prazos, peças para comprar e clientes para atender. Para que tudo isso funcione em harmonia, as informações precisam estar concentradas onde todos possam ver e acessar.

1- O dono precisa centralizar os dados

Esse talvez seja um dos maiores desafios para quem está profissionalizando a oficina. Quando há poucas pessoas, é natural que o proprietário saiba todas as atividades. Porém, com o aumento, tentar controlar tudo pode sobrecarregar e gerar diversos gargalos. 

A solução não é simplesmente “deixar cada um fazer o que quiser”, mas sim delegar funções. Por isso, é fundamental encontrar pessoas de confiança e estabelecer critérios claros para que certas decisões sejam tomadas sem precisar consultar o dono. O crescimento da oficina estabelece que o dono deixe de fazer tudo e passe a atuar na gestão do seu negócio.

2- Funções claras não geram problemas

Estabelecer quem faz o que também faz parte da nova rotina após o crescimento da oficina. Faça as seguintes perguntas:

• quem faz a avaliação inicial?
• quem elabora o orçamento?
• quem compra as peças?
• quem confere os serviços e entregas?

Definir essas responsabilidades evita que determinadas tarefas fiquem “sem dono”. Isso não significa impedir que os funcionários ajudem uns aos outros, mas deixar claro quem responde por cada processo.

3- A agenda precisa acompanhar o crescimento

Uma oficina pequena pode conseguir organizar todos os seus serviços na cabeça ou anotando em papéis. Porém, quando a demanda aumenta, isso deixa de ser sustentável e acarreta diversos problemas. Com uma oficina lotada, muitos veículos podem chegar ao mesmo tempo e a equipe não consegue acompanhar. Porém, em uma oficina estagnada, há muitos funcionários, mas não há serviços distribuídos adequadamente.

4- O retrabalho começa a pesar no bolso

Quando poucas pessoas trabalham no local, o retrabalho gera perda de tempo para outras funções. Porém, com o crescimento da oficina, o impacto pode ser ainda mais significativo.

 Além das horas dos profissionais, peças, utensílios e espaço também são utilizados a mais. Por isso, conforme a empresa cresce, a gestão de garantias precisa estar presente no dia a dia. O objetivo não deve ser apenas descobrir quem errou, mas entender por que o processo permitiu que o erro acontecesse.

5- A comunicação interna também precisa mudar

A comunicação interna pode ser a causa dos problemas ou a resolução deles. É preciso estabelecer canais e rotinas de comunicação. Desse modo, a equipe pode ter processos internos, como:

• informar orçamentos pendentes;
• estabelecer peças em falta;
• comentários dos clientes;
• reuniões acerca da convivência em equipe.

O clima dentro da empresa reflete diretamente no cliente.

O On acompanha seu crescimento!

Passar de poucos para muitos funcionários mostra com clareza o crescimento da oficina. Porém, com o crescimento, novas demandas precisam ser inseridas para ter uma rotina organizada e eficiente. Por isso, a profissionalização precisa acontecer junto com a expansão. O Onmotor te ajuda com a organização completa do seu negócio. Conheça nossa plataforma online e transforme sua gestão. 

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